System för städfirmor
Varje jobb,från förfrågan till faktura.
När samma städjobb skrivs in i Excel, en arbetsorder, mejlen och kalendern är det bara en tidsfråga innan något glöms – nyckeln, bokningen hos underentreprenören eller fakturan. Vi bygger ett ställe för alltihop, efter hur just er firma jobbar.
Förenklad illustration. Namn och uppgifter är påhittade.
Känner ni igen er?Det här brukar skava.
Samma jobb på fem ställen
Excel, arbetsorder i Word, mejlen och kalendern – allt ska fyllas i, och allt ska stämma.
Jobb som aldrig faktureras
När ingen ser helheten är det lätt att ett utfört jobb blir liggande utan faktura.
Nyckeln som saknas
Allt är bokat – men ingen har fått nyckelinfon, och det märks först på morgonen.
Underentreprenörer i mejlkorgen
Offertförfrågan ut, pris tillbaka, bokning – och sen ska månadsfakturan stämmas av mot vad som faktiskt gjordes.
Jobbplanering för städ
Ett ställe i stället för fem.
Varje extrajobb – flyttstäd, storstäd, visningsstäd – följs i ett flöde från förfrågan till betald faktura. Jobbet skrivs in en gång, och systemet säger vad som saknas innan det blir ett problem.
- Förut
- Excel-lista, Word-arbetsorder, Outlook och kalender. Pris räknas för hand mot en prislista. Fakturering och nycklar hänger på minnet.
- Nu
- Ett jobb, inskrivet en gång. Pris och RUT räknas fram direkt. Systemet säger till om något saknas.
Pris ur er egen prislista
Kvadratmeter, tillägg och resa räknas ihop medan ni fyller i – inklusive RUT, enligt er egen prismatris.
Mejlen skriver sig själva
Pris, bokningsbekräftelse, offertförfrågan till underentreprenör och faktura skickas från era egna mallar.
Grönt när jobbet är redo
Schemat visar direkt vilka jobb som är klara att utföras och vad som saknas på resten.
Påminnelser i telefonen
Ny förfrågan, saknad nyckelinfo, jobb som inte bockats av – ni får veta det innan det blir bråttom.
Er egen arbetsorder
Utskriven precis som idag, i två varianter – kontorets och en för den som gör jobbet.
Koll på underentreprenörerna
Utförda jobb per underentreprenör och månad, så deras faktura kan stämmas av rad för rad.
Exempel
Byggt för en städfirmadär kontoret är två personer.
- Jobb
- Flytt-, stor- och visningsstäd
- Användare
- Kontoret, två personer
- Mål
- Noll missade steg, 3–5 timmar sparade i veckan
Firman gör flytt-, stor- och visningsstädningar med egna städare och underentreprenörer. Två personer på kontoret sköter varje jobb från första samtalet till skickad faktura – ofta från telefonen mellan två besök.
Samma jobb skrevs in i en Excel-checklista, en arbetsorder i Word, mejlen och kalendern. Det fungerade, så länge ingen glömde något.
Vi byggde systemet kring deras egen rutin: deras prislista, deras mejlmallar, deras arbetsorder och deras sju steg från förfrågan till fakturerat. Inget nytt sätt att jobba, bara ett ställe i stället för fem.
Igång på fyratill åtta veckor.
Sandit är en svensk mjukvarustudio i Stockholm som bygger skräddarsydda system för städfirmor, till exempel ett system som tar varje flytt-, stor- eller visningsstädning från förfrågan till faktura. Priset räknas ur firmans egen prislista inklusive RUT, mejl till kunder och underentreprenörer skickas från firmans egna mallar och ingen faktura glöms bort. Systemet är normalt igång inom fyra till åtta veckor.
Samtal
Vi pratar om hur ni jobbar idag och var det skaver mest. Gärna på plats, så vi ser det på riktigt.
Skiss
Ni ser en klickbar skiss av systemet innan något byggs, så vi vet att vi menar samma sak.
Bygge
Vi bygger i korta steg med avstämning varje vecka. Ni provar under tiden, inte först i slutet.
Drift
Vi hjälper er igång, justerar det som behövs och finns kvar när ni vill bygga vidare.
Vanliga frågorvi brukar få.
Kortfattat om hur vi jobbar. Hittar ni inte svaret — fråga oss direkt.
Prata med oss.
Berätta kort hur ni jobbar idag och var det skaver mest, så hör vi av oss. Inga förpliktelser.
mejla johan@sand-it.se
ring +46 70 725 68 26